Existem muitas maneiras de fazer o seu dia no ambiente de trabalho ser um sucesso.
Uma das maneiras mais práticas e eficientes é organizar o seu dia, ou seja, a sua agenda de trabalho.
Esse é um passo essencial para aumentar a sua produtividade, evitar atrasos e alcançar resultados únicos.
Saber como organizar agenda de trabalho se torna uma habilidade ainda mais essencial quando lembramos que o tempo é um dos recursos mais valiosos do mercado atual.
Confira alguns benefícios:
- Aumento da produtividade;
- Redução de sobrecarga;
- Diminuição do estresse;
- Melhora a gestão do tempo;
- Maior foco nas tarefas mais importantes;
- Maior controle sobre imprevistos;
- Acompanhamento de metas e resultados;
- Maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional;
- Melhora a comunicação;
- Desenvolvimento da disciplina.
Como organizar agenda de trabalho?
Confira dicas práticas para estruturar sua rotina, otimizando o tempo e reduzindo o estresse, com foco em garantir um maior equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
1. Entenda como irá se organizar
Antes de mais nada, você precisa entender como irá se organizar, decidindo quais são as ferramentas utilizadas para o gerenciamento da agenda. Confira algumas das opções:
- O tradicional: se é do grupo mais tradicional, você pode optar por um planner ou uma agenda física para se organizar;
- O tecnológico: caso seja mais do tipo tecnológico, existem muitas ferramentas para serem usadas como agendas e organizadores, como Google Agenda, Trello e Notion.
2. Tire os primeiros ou últimos minutos do seu expediente
É interessante você iniciar o seu trabalho com o dia já organizado. Para isso, tire os primeiros minutos do seu expediente para colocar suas tarefas do dia na agenda ou os últimos minutos para organizar o dia seguinte.
Você pode começar identificando quais são as mais importantes e urgentes, dividindo-as em algumas categorias, como:
- Urgente e importante: atividades para serem feitas logo no primeiro momento da manhã;
- Importante, mas não urgente: atividades que podem ser agendadas logo após as urgentes e importantes;
- Urgente, mas não importante: as atividades que você pode delegar para outro funcionário;
- Nem urgente, nem importante: você pode eliminá-las ou passar para um dia com menos atividades previstas.
3. Defina horários específicos
Além de listar todas as suas tarefas, você pode determinar os horários certos para cada uma delas. Uma técnica interessante é dividir o seu dia em blocos de tempo, reservando cada bloco para uma atividade. Por exemplo:
- 08h às 09h: organizar o dia;
- 09h às 10h: ler e responder e-mails;
- 10h às 12h: alinhar detalhes com a equipe;
- 14h às 16h: trabalhar em determinado projeto.
Com todas as atividades com um prazo para serem feitas, você evita distrações e aumenta o seu foco.
4. Seja realista
Para que a sua rotina saia como planejada, é necessário ser realista. Reflita na quantidade de tempo que você normalmente precisa para realizar cada atividade e utilize esse tempo como base.
Não subestime o tempo necessário para cada tarefa. Se possível, ainda adicione um tempo extra para os possíveis imprevistos, evitando sobrecarregar o seu dia.
Diante da agenda, é comum se sentir muito eficiente, e desejar realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Porém, essa ação pode prejudicar sua qualidade e produtividade. Separe tempo para uma atividade de cada vez, dedicando sua atenção.
5. Inclua pausas
Entre todas as atividades, não esqueça de adicionar alguns momentos de intervalo. Pausas regulares não são perda de tempo, pois ajudarão a manter o foco e a produtividade.
Considere trabalhar por 25 minutos e pausar 5 minutos, com um intervalo maior a cada quatro ciclos, como ensina a técnica Pomodoro.
6. Use lembretes
Caso você tenha optado pela agenda digital, considere configurar alguns alarmes e notificações para as tarefas mais importantes, visando evitar atrasos e esquecimentos. As ferramentas digitais, no próprio celular, podem auxiliá-lo neste momento.
7. Revise sua agenda diariamente
No final de cada dia, lembre-se de tirar alguns minutos finais do seu expediente para revisar tudo o que foi feito, o que não foi realizado, e ajustar, assim, as tarefas que precisam ser feitas no dia seguinte. Essa prática permite que você se mantenha organizado, evitando assim surpresas inesperadas.
Organizar a agenda de trabalho é uma habilidade indispensável quando se trata de aumentar a produtividade, reduzir os atrasos e equilibrar vida pessoal e profissional. Com essas pequenas práticas – como revisar tarefas, definir horários e também pausas –, você pode transformar toda a sua rotina.
Aprender como organizar agenda de trabalho é essencial para enfrentar os grandes desafios do atual mercado de trabalho, em que o tempo é um recurso valioso. Que tal aprimorar ainda mais as suas habilidades e alcançar um novo nível? Com a pós-graduação EAD Tuiuti, você estará preparado para organizar sua vida profissional.
