Levando em consideração que o mercado de trabalho está mais acelerado do que nunca – e que isso impacta diretamente em nossas rotinas profissionais –, as pessoas buscam cada vez mais maneiras de aumentar a eficácia do trabalho, sem perder tempo e nem qualidade. Parece uma missão praticamente impossível, mas uma das maneiras de tornar real esse objetivo profissional é aprendendo a delegar e acompanhar tarefas.
Muitas pessoas ainda têm dificuldade em transmitir suas responsabilidades, especialmente por verem essa prática como uma simples distribuição de tarefas, ou, melhor, de suas próprias obrigações.
Mas não é bem assim.
Existe uma série de benefícios profissionais para quem delega, para quem assume a responsabilidade e para a organização, como um todo. Entenda!
Por que delegar é importante?
Como dito anteriormente, delegar tarefas traz consigo uma série de benefícios, que exploraremos logo a seguir:
- Libera mais tempo para que foque em tarefas estratégicas e que somente você pode resolver;
- Desenvolve habilidades dos membros da equipe, que se responsabiliza agora por uma atividade que nunca exerceria se não tivesse delegado;
- Aumenta a produtividade geral, aproveitando todos os talentos da equipe;
- Fortalece a confiança entre os líderes e seus funcionários.
Mas como delegar e acompanhar as tarefas de maneira eficiente?
Agora que já conhece alguns benefícios de delegar responsabilidades, vamos aprender a como delegar e acompanhar de forma eficiente.
1. Defina tarefas de modo claro e objetivo
Antes de você delegar as tarefas aos seus colaboradores, certifique-se de você mesmo compreende bem o que precisa ser feito, para que as pessoas também entendam. Se nem você souber o que precisa ser feito, como os funcionários saberão? Questione:
- O que precisa ser alcançado?
- Quais são os limites da tarefa?
- Quando deve ser entregue?
- Qual é a relevância dessa atividade?
Passe todas essas informações para o novo responsável, explicando a tarefa de modo direto e detalhado. Caso sinta que o exercício é desafiador, você pode usar alguns exemplos para evitar desentendimentos.
2. Escolha a pessoa certa para as tarefas
Delegar tarefas pode ser uma facilidade ou um novo empecilho, tudo depende do modo como você irá delegar e, mais ainda, a pessoa escolhida para a função.
Delegar as suas tarefas para a pessoa errada pode ter como resultado a necessidade de um retrabalho ou uma frustração enorme. Para evitar esse problema:
- Verifique se a pessoa tem a experiência e habilidades técnicas necessárias para realizar tal função;
- Observe como está a disponibilidade do funcionário e se a carga de trabalho é compatível com a nova atividade;
- Ainda se questione se a tarefa irá ajudar essa pessoa a se desenvolver profissionalmente.
Tudo depende dessas perguntas. Você não deve sobrecarregar nenhum outro funcionário, pois isso pode gerar insatisfação.
3. Explique o contexto da tarefa
Delegar também é saber como explicar a tarefa e o motivo por trás de tal solicitação. No momento em que a pessoa certa para a tarefa certa entender a motivação por trás da atividade, possivelmente se sentirá mais engajada e motivada.
Caso precise de um exemplo prático:
Em vez de apenas dizer: “Organize esses dados até o fim do dia de amanhã”, forneça mais informações: “Esses dados serão usados na próxima reunião de planejamento estratégico, que acontecerá na quinta-feira com a presença da liderança, e são essenciais para analisarmos as principais tendências de mercado e tomarmos decisões mais certas. Confio no seu trabalho para contribuir de modo significativo nesse projeto.”
Aqui, é importante também alinhar as expectativas com os prazos. Seja claro quanto a data limite de entrega, os critérios de qualidade e o formato de entrega.
4. Dê autonomia, mas não deixe de ser presente
Quando delegar a tarefa, lembre-se que dar autonomia é diferente de ser ausente. Você deve, sim, dar liberdade para a pessoa responsável pela tarefa, mas precisa oferecer suporte, estando disponível para tirar qualquer dúvida que possa surgir e fornecer orientações se necessário.
É importante tomar cuidado com o controle excessivo, para não gerar uma insegurança no funcionário.
Ao invés de dizer: “Você deve me mostrar cada passo do que fez até agora e pretende fazer de agora em diante”, você pode tentar: “Caso precise de alguma orientação, estou por aqui.”
Lembre-se de proporcionar, por fim, um feedback construtivo após a conclusão da tarefa, reconhecendo os pontos positivos e também as sugestões de melhoria.
Inicie destacando algo positivo, apresentando em seguida melhorias de modo construtivo e finalizando reforçando o valor do trabalho da pessoa.
Delegar e acompanhar tarefas são habilidades indispensáveis para aqueles que desejam liderar equipes, otimizar os resultados e alcançar uma maior eficiência no trabalho. Assim como no seu ambiente de trabalho, o aprendizado contínuo é muito importante para o seu crescimento profissional. Com a pós-graduação EAD Tuiuti, você terá a oportunidade de desenvolver as principais competências necessárias para esses momentos profissionais.
